Informacje RODO

1. Tożsamość administratora

Administratorem Twoich danych osobowych jest:

VibrantStream Nexus Sp. z o.o.
ul. Nowogrodzka 47A/15
00-695 Warszawa
NIP: 527-298-64-18
REGON: 381456729
KRS: 0000847263

Kontakt w sprawach ochrony danych:
Email: [email protected]

2. Źródła pochodzenia danych

Dane osobowe pozyskujemy bezpośrednio od osób, których dotyczą, w szczególności poprzez:

• Korespondencję email
• Komunikację w trakcie spotkań i wizyt lokalnych
• Zawierane umowy
• Wizyty na stronie internetowej (dane techniczne)

Nie pozyskujemy danych osobowych z innych źródeł zewnętrznych.

3. Kategorie przetwarzanych danych

W zależności od charakteru relacji z naszą firmą, przetwarzamy następujące kategorie danych:

Dla osób zainteresowanych usługami:

• Imię i nazwisko
• Adres email
• Adres nieruchomości (opcjonalnie)
• Informacje o preferencjach dotyczących automatyki domowej

Dla klientów:

• Dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, PESEL (w przypadkach przewidzianych prawem)
• Dane kontaktowe: adres zamieszkania, adres email
• Dane nieruchomości: adres instalacji, plan pomieszczeń, specyfikacja techniczna
• Dane finansowe: numer rachunku bankowego (do rozliczeń)
• Historia współpracy: projekty, faktury, korespondencja

Dla użytkowników strony:

• Adres IP
• Typ przeglądarki i urządzenia
• Data i czas wizyty
• Podstrony, które zostały odwiedzone

4. Cele przetwarzania i podstawy prawne

Twoje dane osobowe przetwarzamy w następujących celach i na podstawie wskazanych poniżej podstaw prawnych:

Wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)

Projektowanie, instalacja i serwisowanie systemów automatyki domowej, przygotowywanie ofert, wystawianie dokumentów księgowych i komunikacja związana z realizacją usług.

Obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO)

Przechowywanie dokumentacji księgowej i podatkowej zgodnie z przepisami prawa, archiwizacja umów i dokumentacji technicznej.

Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)

Marketing bezpośredni naszych usług, dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami, analiza sposobu korzystania ze strony internetowej, zapewnienie bezpieczeństwa systemów IT.

Zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO)

Marketing usług podmiotów trzecich (jeśli została udzielona odrębna zgoda), wykorzystanie określonych rodzajów plików cookies.

5. Odbiorcy danych osobowych

Twoje dane osobowe możemy udostępniać następującym kategoriom odbiorców:

• Dostawcy usług IT (hosting, poczta elektroniczna, narzędzia analityczne)
• Biura rachunkowe i doradcy podatkowi
• Kancelarie prawne świadczące obsługę prawną
• Operatorzy pocztowi i kurierzy
• Banki i instytucje finansowe (w zakresie realizacji płatności)
• Organy państwowe w zakresie wynikającym z przepisów prawa

Wszyscy odbiorcy przetwarzają dane zgodnie z obowiązującymi przepisami i na podstawie odpowiednich umów powierzenia przetwarzania danych.

6. Przekazywanie danych do państw trzecich

Co do zasady nie przekazujemy danych osobowych poza teren Unii Europejskiej i Europejskiego Obszaru Gospodarczego. W wyjątkowych sytuacjach, gdy korzystamy z narzędzi dostarczanych przez podmioty spoza EOG, zapewniamy odpowiednie zabezpieczenia poprzez:

• Standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską
• Uczestnictwo odbiorców w programach certyfikacyjnych zapewniających odpowiedni poziom ochrony

7. Okres przechowywania danych

Dane osobowe przechowujemy przez następujące okresy:

• Dokumentacja księgowa: 6 lat od końca roku, w którym zakończono współpracę (obowiązek wynikający z przepisów podatkowych)
• Umowy i dokumentacja techniczna: 6 lat od zakończenia umowy (przedawnienie roszczeń cywilnoprawnych)
• Zapytania ofertowe: 12 miesięcy od ostatniego kontaktu (prawnie uzasadniony interes)
• Dane w celach marketingowych: do momentu wniesienia sprzeciwu lub cofnięcia zgody
• Dane analityczne ze strony: maksymalnie 24 miesiące

8. Twoje prawa

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Ci następujące prawa:

Prawo dostępu do danych (art. 15 RODO)

Możesz uzyskać informację o tym, jakie dane przetwarzamy oraz otrzymać kopię tych danych.

Prawo do sprostowania (art. 16 RODO)

Możesz żądać poprawienia nieprawidłowych danych lub uzupełnienia danych niekompletnych.

Prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO)

W określonych przypadkach możesz żądać usunięcia danych, jeśli nie są już potrzebne do celów, dla których zostały zebrane, lub jeśli wycofasz zgodę.

Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO)

Możesz żądać wstrzymania operacji na danych w określonych przypadkach, np. gdy kwestionujesz prawidłowość danych.

Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO)

Możesz otrzymać dane w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie oraz zażądać ich przesłania do innego administratora.

Prawo sprzeciwu (art. 21 RODO)

Możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych, w szczególności w celach marketingowych.

Prawo cofnięcia zgody (art. 7 ust. 3 RODO)

Jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, możesz ją w każdej chwili cofnąć. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Prawo wniesienia skargi (art. 77 RODO)

Możesz wnieść skargę do organu nadzorczego, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Realizacja praw: W celu skorzystania z przysługujących praw należy skontaktować się z nami pod adresem [email protected].

9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Nie podejmujemy decyzji w sposób zautomatyzowany, w tym nie stosujemy profilowania w rozumieniu art. 22 RODO, które wywołałoby wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpłynęło na Twoją sytuację.

10. Obowiązek podania danych

Podanie danych osobowych jest:

• Dobrowolne w przypadku kontaktu informacyjnego i korzystania ze strony internetowej
• Wymagane w przypadku zawarcia i wykonania umowy – brak podania danych uniemożliwi realizację usługi
• Wymagane przepisami prawa w zakresie danych niezbędnych do wystawienia faktury i prowadzenia dokumentacji księgowej

11. Bezpieczeństwo danych

Zapewniamy bezpieczeństwo przetwarzanych danych poprzez wdrożenie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, takich jak:

• Szyfrowanie transmisji danych (SSL/TLS)
• Ograniczenie dostępu do danych osobowych wyłącznie dla uprawnionych osób
• Regularne tworzenie kopii zapasowych
• Procedury reagowania na incydenty naruszenia ochrony danych
• Szkolenia pracowników z zakresu ochrony danych osobowych

12. Kontakt

W przypadku pytań dotyczących przetwarzania danych osobowych lub chęci skorzystania z przysługujących praw prosimy o kontakt:

Email: [email protected]
Adres korespondencyjny: VibrantStream Nexus Sp. z o.o., ul. Nowogrodzka 47A/15, 00-695 Warszawa

Odpowiadamy na zapytania niezwłocznie, nie później niż w terminie miesiąca od ich otrzymania. W przypadku szczególnie skomplikowanych zapytań termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, o czym zostaniesz poinformowany.